En la edad media, surge como fuerza de trabajo lo que aún hoy conocemos como “artesanos”, siendo el motor de la actividad económica de la época. En ese momento el taller y la vivienda compartían el mismo espacio; y las particularidades del oficio y uso de los recursos tecnológicos eran transmitidos entre los miembros de la familia.
Hoy esa estructura económica cambió sustancialmente, pero sigue siendo necesaria la transferencia del conocimiento para ejercer con éxito nuestras tareas diarias, para ello, se han implementado las áreas de formación o capacitación y desarrollo que son claves para el crecimiento de una organización.
¿Cuándo capacitan las empresas?
Las empresas capacitan a sus empleados en la etapa de onboarding para ocupar una nueva posición, para la actualización de alguna habilidad que el trabajador ya tenga, o en nuevas competencias que la compañía necesite suplir.
En medianas y grandes compañías la formación es cada vez más importante ya que permite a los colaboradores desempeñar mejor su trabajo y, además, impulsa su motivación y bienestar.
Mientras que las empresas capacitan por necesidades puntuales, sus empleados basan sus opiniones con respecto a la formación recibida, por el desempeño de los instructores, el material entregado, o en los medios de apoyo que usaron.
Es por ello que cada vez más compañías se interesen e inviertan en formación, tanto por los beneficios que aporta a las compañías como a sus integrantes.
El detrás de escena de la capacitación a medida
¿Cuánto sabemos sobre el detrás de escena de esa formación? ¿Qué conocemos sobre su diseño y planificación? ¿Quiénes son los responsables del darle forma a aquello que el instructor predica en el aula? ¿Con qué criterio fueron planteados los ejercicios o juegos?
La formación a medida es la mejor definición para dar respuesta a estos interrogantes.
¿Cómo comenzamos?
Para iniciar, necesitaremos realizar un análisis de la situación actual.
La etapa de investigación previa es la que permite que el responsable del diseño cree o haga una curaduría de los contenidos a trabajar en el aula.
El diagnóstico nos va a contar el estado de situación de esa compañía y nos permitirá diseñar el camino entre la realidad y lo esperado.
En esta instancia, los diseñadores instruccionales trabajan con la materia prima ya sea en formato de encuestas, entrevistas, información que obtienen de directivos y gerentes, y de los propios colaboradores.
Este es nuestro punto de partida, esta información es crucial para diseñar los contenidos que necesita el grupo a los cuáles vamos a capacitar, es un entrenamiento pensado para ellos.
Conocer la cultura de la empresa nos permite entender el alcance de lo que podemos lograr en el diseño, el dictado, la consultoría u otros servicios.
Por ejemplo, un cliente nos pide una capacitación en liderazgo e inmediatamente nosotros nos ponemos manos a la obra con esta primera etapa de diagnóstico para responder preguntas como: ¿Qué antigüedad tienen estos líderes? ¿Cada cuánto cambian sus equipos? ¿Todos manejan la misma información? ¿Es la primera vez que van a estar a cargo de un grupo o lo hacen hace años?
Estas preguntas y muchas más tendrán su respuesta en los contenidos a diseñar. Este modelo borrador lo presentamos a nuestro cliente y hacemos los ajustes necesarios.
Aquí es donde se toman decisiones sobre los aspectos pedagógicos y didácticos para generar una experiencia educativa que dé respuesta al mapa de necesidades planteado.
¿Cómo ejecutamos las formaciones?
El proceso de formación en aula presencial, virtual o e-learning brinda a los participantes los conocimientos y/o herramientas que permitirán desarrollar su nuevo rol o ampliar las habilidades.
Así, adaptamos ejercicios, juegos, role play y otros contenidos que se ajusten al core de la empresa. Esto permite poner en situación a los colaboradores en un ámbito propicio y cuidado para jugar, practicar y equivocarse. Además, permite dinamizar y llevar a la práctica el contenido teórico de una forma más amena.
Brindamos un acompañamiento en el día a día por un período determinado, esto nos permite ver en acción cuán eficaz fue nuestra formación desde el propio diseño y el dictado.
Volviendo al ejemplo de una capacitación en liderazgo, en este acompañamiento podremos observar que los líderes que formamos se comunican eficazmente con sus equipos, plantean metas y niveles de dificultad, generan el espacio de comunicación para que todos se sientan libres de expresar sus inquietudes ante el nuevo desafío, delegan tareas y se ponen a disposición, pueden destacar las fortalezas y trabajar las debilidades generando confianza y planes de acción.
De esa manera, la curva de aprendizaje comienza en el aula y finaliza algunos meses después cuando el participante interioriza esa información en su puesto de trabajo.
¿Cómo medimos los resultados?
Existen varias maneras de evaluar el proceso de formación, la métrica más conocida es la encuesta de satisfacción que se envía a todos los participantes al finalizar un curso. El mayor peso se lo lleva el desempeño del instructor y se agregan otras preguntas sobre los materiales, el contenido, la futura aplicación de lo aprendido.
Otra opción, es medir el desempeño de los participantes en evaluaciones teóricas y/o prácticas. Podemos evaluar el contenido teórico o el contenido práctico mediante un juego, siempre en el ámbito del aprendizaje y dentro del aula.
Para asegurar el ROI (retorno de la inversión) necesitamos de un acompañamiento extendido en el tiempo, se puede sumar un período práctico donde la persona ejerce la tarea bajo la supervisión de un formador o líder con habilidades pedagógicas. Este proceso es más conocido como OJT (on the job training) y garantiza la transferencia de los conocimientos a un escenario real. Esta etapa tiene una evaluación propia con hechos observables.
En este caso no sólo nos aseguramos la transferencia del conocimiento, sino también el resultado y el desempeño del colaborador fuera del entorno del OJT.
Por ejemplo, si formamos en ventas, el colaborador tiene que llegar al objetivo. Si capacitamos en herramientas, la persona debe saber utilizarla en su máximo potencial. Si capacitamos en liderazgo, los equipos de esos líderes tienen que alcanzar los objetivos.
Las variables que forman el ROI se suelen definir entre el cliente y el área de formación.
Ventajas de la formación a medida
Sacar de un estante una capacitación que se le ofrece a cualquier empresa sin tener en cuenta la industria, el país, la cultura de la compañía y sus necesidades particulares, puede parecer la opción más tentadora al momento de evaluar el costo.
Sin embargo, el riesgo es mayor. Puede requerir refuerzos extras, diferencias entre el contenido y su posibilidad de aplicación, disconformidad de los empleados, pérdida de tiempo y negación a participar de futuros procesos formativos. Factores que afectarán negativamente en el ROI de la formación.
En cambio, un proceso hecho para un grupo de una compañía particular nos permite garantizar el resultado a corto, mediano y largo plazo en función del tiempo y la inversión del cliente.
Como conclusión podemos decir que, si bien la formación a medida requiere de un poco más de tiempo, es el modelo recomendado si queremos crear una experiencia formativa memorable y con impacto real en nuestra organización.
